Кейс № 12. Прелести аудита

Когда я пришел в аудиторский бизнес, средняя цена часа работы аудитора в нашем регионе составляла 350 руб. И это была примерно себестоимость часа оказания услуг. Обладая информацией о своих расходах и оперируя аргументом, что аудиторские компании, которые работают по такому прайсу, трудятся себе в убыток, то есть не умеют управлять своими финансами (как им можно доверить финансы клиента?), мы достаточно быстро увеличили стоимость часа до 500 руб. Работа была муторная, но она определила прибыль нашей компании минимум на 10 лет вперед.

Обычно при составлении и использовании бюджета доходов и расходов начинающие предприниматели допускают две ошибки.

Ошибка № 1

Одна из самых серьезных ошибок начинающих предпринимателей – попытка во что бы то ни стало выполнить намеченное, запланированное. С этим нужно быть очень аккуратными.

Есть хорошее выражение: «Планы создаются для того, чтобы их нарушать». Во-первых, вы могли допустить ошибку в расчетах и предположениях. Во-вторых, ситуация на рынке меняется каждый день. Мы создаем систему планирования, а не жесткий план. То, что вы создали первоначально, становится не более чем ориентиром, отправной точкой для принятия дальнейших решений.

Ошибка № 2

Моделируя эффективность нашего бизнеса, мы часто забываем о реальном движении денежных средств. Вот об этом мы сейчас и поговорим.

Бюджет движения денежных средств

Для существования и продолжения деятельности организации крайне важно качественное управление движением денежных средств. Пусть даже ваш бизнес очень эффективен, но, если вы не понимаете, как работать с живыми денежными средствами, все преимущества могут быть сведены к нулю.

Денежные средства необходимы каждой организации для того, чтобы оплачивать потребляемые ресурсы. Под термином «денежные средства» мы понимаем деньги в целом, как имеющиеся в кассе организации, так и находящиеся на ее счете в банке или даже на счете ваших дебиторов.

Сформулируем основной принцип формирования бюджета движения денежных средств. Звучит он так:

Сколько бы времени ни потребовалось компании для получения денежных средств при продаже своей продукции, в итоге поступающие денежные средства должны превышать те, которые израсходованы на входные ресурсы.

Подход с точки зрения движения денежных средств отличается от подхода по принципу соответствия. Его основу составляют поступающие денежные средства, которых должно быть достаточно для покрытия всех выплат.

Чем же данный документ отличается от бюджета доходов и расходов? Основные моменты таковы.

• Наличие строки сальдо (остатка денежных средств) на начало и конец периода. Объясню. Представьте первое число месяца. У вас в кармане брюк лежит 1000 руб., дома в шкатулке – еще 2000 руб., на вашей банковской карточке – еще 10 тыс. руб. Больше денег нет. Таким образом, ваше сальдо (остаток денежных средств) на начало месяца – 13 тыс. руб. Что касается остатка на конец периода, то если он положительный, это профицит. Если отрицательный, то дефицит вашего бюджета.

• Вместо выручки – поступления. Самая распространенная ошибка начинающих предпринимателей – путать выручку от реализации с поступлениями денежных средств. Поступления денежных средств – более широкое понятие. Это может быть и выручка от текущей деятельности, и возврат старых долгов (реализация дебиторской задолженности), и поступления займов и кредитов, и даже ошибочно переведенные средства.

• Вместо расходов – выбытия. Ситуация такая же, как с выручкой и поступлениями. Некоторые строки могут существенно отличаться. Вместо амортизации – выплата очередного платежа за оборудование. Вместо начисленной зарплаты – выплата аванса. Это два самых распространенных несовпадения, особенно показатель «амортизация», который относится только к определению эффективности бизнеса, то есть используется исключительно в бюджете доходов и расходов.

• И главное отличие – это назначение документа. Бюджет движения денежных средств не отражает экономическую эффективность вашего бизнеса, то есть прогнозирование и фиксацию прибыли. Его задача – дать возможность спрогнозировать достаточность существующих денежных потоков для удовлетворения необходимых потребностей вашего бизнеса. И тут вместо показателя прибыли появляется показатель «Дефицит / профицит бюджета». Все просто. Профицит – это превышение поступлений над выбытием денежных средств. Дефицит – наоборот. Ситуация дефицита возможна только на бумаге, на практике не бывает «минус сто рублей в кармане». На практике – это остановка каких-либо бизнес-процессов, невозможность принять определенные управленческие решения.

Очень полезный документ – платежный календарь. Один из вариантов – детализированный БДДС (например, с ежедневной разбивкой). То есть сальдо (остаток) денежных средств формируется на начало и конец каждого дня. Отрицательное сальдо внутри рассматриваемого периода называется кассовым разрывом. Задача финансиста – прогнозировать кассовые разрывы и принимать меры для их устранения. Очень полезный инструмент, особенно на начальном этапе деятельности.

Теперь разберем теорию на примере.

Кейс № 13. Превратности туризма. Часть 1

Допустим, вы решили заняться туризмом и открыли компанию соответствующего профиля. И у вас уже есть первый потенциальный контракт. Сумма контракта – 1 млн руб., выполнить его надо в рамках одного месяца. Предварительно посчитали, что трудозатраты по исполнению составят ориентировочно около 2000 человеко-часов. Данный объем потребует от нашей компании привлечения 13 специалистов (13 × 7 × 22 рабочих дня).

Для реализации проекта необходимо закупить специальное оборудование (палатки, спальные мешки, прочее туристическое оборудование). Общая стоимость – 342 тыс. руб., срок полезного использования – три года.

Задача: принять решение, интересна ли вам эта сделка, и понять, сколько вы на ней сможете заработать.

Для упрощения процесса примем условия:

• туризм – единственный вид деятельности компании;

• проект будет подготовлен и выполнен в сентябре (в рамках одного месяца);

• специалистов по данной специфике в штате нет, и их приходится нанимать по гражданско-правовому договору, то есть они не постоянные сотрудники компании;

• в дальнейшем мы планируем продолжать эту деятельность, в том числе использовать купленное оборудование;

• работаем мы на общей системе налогообложения (подробнее об этом поговорим в главе 7).

Бюджет расходов сформировался так, как показано в табл. 6.2.

Таблица 6.2. Бюджет расходов

* – [11]

** – [12]

Мы не случайно так подробно (до занудства) расписали все статьи расходов. Обычная ошибка при составлении данного документа – вы забываете те или иные статьи расходов, а это приводит к неправильной оценке ситуации и принятию некорректных решений.

Приведенные выше статьи расходов и разделы присутствуют фактически в любом бизнесе. Воспользуйтесь этой информацией, когда будете формировать свой перечень. Также полезно вернуться к главе 3, где мы говорили о расходах, связанных с ведением бизнеса.

Два лайфхака.

• Удобнее, когда все числа в таблице выровнены по