несрочное и неважное → 4) заготовка, черный.

Цветовая кодировка визуально поможет вам расставить приоритеты. Пока вы еще к ней не привыкли, запишите все задачи черным цветом, затем подчеркните их, обведите или выделите маркерами разных цветов.

Даже если вы сомневаетесь, на данном этапе вы сможете наконец определить степень важности своих задач. Конечно, порой можно запутаться или принять неправильное решение. Но тем не менее благодаря цвету вам будет проще смотреть на задачи, чем если бы вы писали только черным.

Когда вы привыкнете к цветному кодированию, сможете увидеть, например, нужно ли отвечать на это письмо сразу или следует подождать и т. п. Вы будете быстрее судить о делах, и, как следствие, у вас появится больше свободного времени.

Примеры задач

Общие задачи посева для всех установок: инвестиции в поддержание физического и психического здоровья, медицина, физические упражнения, семья, любимый человек, друзья, наставники и т. д.

Задачи посева для установки на работу и работу: меры, которые принесут пользу для компании в будущем, которые увеличат ценность компании, например связанные с исследованиями и планированием (такие как разработка новых продуктов и исследование трендов компаний), инвестирование в улучшение репутации, приобретение навыков, необходимых для роста.

Задачи посева для установки на работу и частную жизнь: совершенствование навыков для хобби, эффективное выполнение рабочих задач, концентрация на своих увлечениях и на том, чем вы хотите заниматься.

Задачи посева для установки на работу и подработку: исследование того, что вы уже сделали, обзор будущего карьерного плана, изучение, как увеличить продуктивность, чтобы найти время на подработку, зондирование почвы на основном месте работы, поиск места, которое поможет использовать ваши текущие навыки, и т. п.

Задачи посева для установки на работу и инвестиции: подготовка к тому, чтобы зарабатывать деньги; изучение акций и недвижимости, исследование рынка ценных бумаг, чтобы преуспеть; уроки от успешных людей.

Жатва, прополка и заготовка являются общими для всех ориентаций.

Жатва

Дела, напрямую связанные с жизнью и работой, например сообщения от важных деловых партнеров, презентации в заданные даты и время, материалы с важных встреч.

Прополка

Дела, которые не окажут большого влияния на ситуацию, если вы их не сделаете, но которые хорошо бы выполнить прямо сейчас. Например, несрочные телефонные звонки и электронные письма, которыми можно заняться в свободное время.

Заготовка

То, что вы делаете, особо не задумываясь и не осмысливая. Рутинная работа, которая отнимает время.

Руководствуясь чувствами других при расстановке приоритетов, не забывайте о себе

Когда я рассказываю об этом методе расстановки приоритетов, некоторые говорят: «Я не хочу принимать решения, переоценивая или, напротив, недооценивая планы другой стороны». Однако мне кажется, куда более неправильно притворяться хорошим, одновременно накапливая стресс и ощущая фрустрацию. Если вы с помощью цветной маркировки сможете разъяснить себе, почему тратите свое время на других людей и по каким критериям принимаете такое решение, то вам станет легче от того, что вы делаете осмысленный выбор.

Мне кажется, что расстановка приоритетов и их претворение в жизнь не будут вас стеснять, а скорее помогут стать свободнее. Решения, принятые по правилам, без промедлений и в хорошем темпе, создают запас времени, чтобы вы могли делать то, что захотите. Осознавая внутренние процессы, вы сможете довести их до автоматизма. Так что давайте делать всё по правилам.

Меня часто просят показать мой утренний блокнот и говорят: «Вау! Это потрясающе!» А потом я слышу: «Как жаль, что я не могу так подробно все описывать». Но, хотя мой блокнот довольно подробный, я делаю всего лишь три несложных шага: записываю дела, отмечаю их цветом, а затем разделяю на более мелкие. Это очень просто.

3. Рассортируйте посев на мелкие «семена» и выберите те дела, которые можете сделать сразу же

После цветного кодирования разделите красные задачи посева на мелкие дела-«семена», которые вы можете выполнить сразу же. Если вы не видите таких задач в числе ежедневных, проверьте расписание на следующую неделю и выберите задачи оттуда.

Например, для сотрудника ивент-компании, который никуда не торопится, но хочет предложить новое мероприятие возможному заказчику, посевом будет подготовка предложения для нового клиента. Давайте разберем этот пример здесь.

• Выясните, в чем проблема кандидата в клиенты.

• Узнайте, какие заказчики приходят к вашему потенциальному клиенту и какие проблемы они хотят решить.

• Подумайте о цели для нового кандидата в клиенты.

• Придумайте план, который даст ответы на семь вопросов: когда, где, кто, почему, что, как и за сколько.

8 апреля. Задачи на сегодня

Утренняя проверка почты (зеленый)

Ответ на запрос компании В (зеленый)

Рассмотрение повестки дня планового совещания (синий)

Посещение планового совещания (синий)

Подготовка протокола планового совещания (синий)

Создание предложения (синий)

Обед с господином А (красный)

Обеденная проверка почты (зеленый)

Подготовка предложений для новых деловых партнеров (красный)

Написать пост о хобби в блог (красный)

Подкачать мышцы пресса 100 раз (красный)

Перевести плату за семинар (черный)

Подготовка предложений для новых деловых партнеров

Изучить проблемы клиента

Изучить клиентов клиента

Продумать цели

Составить приблизительный план

Перечислить возражения и вопросы

Подготовить ответы на них

Подтвердить расписание события

Подтвердить необходимый персонал

Согласовать предварительный план с начальником

Начать подготовку материалов

Окончательная проверка материала – правки

Отрепетировать презентацию

Распечатать три цветные копии

• Перечислите возможные возражения и вопросы потенциального нового клиента.

• Подготовьте ответы на эти возражения и вопросы.

• Подтвердите расписание события.

• Подтвердите количество необходимого персонала.

• Составьте примерный план в блокноте и покажите его начальнику, чтобы обсудить направление проекта.

• Попросите начальника проверить проект.

• Начните готовить материалы.

• Попросите у начальника наконец проверить материалы или изменить их, если нужно.

• Отрепетируйте презентацию.

• Распечатайте три цветные копии для завтрашней встречи.

Если вы разберете задачи и подготовите их на таком уровне, то, когда придет время приступить к ним (т. е. время жатвы), вам будет легче идти по плану и определить, что можете сделать, а что нет и что лучше передать другим.

Например, вы поймете, что задачи «выяснить, в чем проблема кандидата в клиенты», «подтвердить количество необходимого персонала», «изучить потребности целевой аудитории» или «распечатать три цветные копии» можно передать коллегам. Даже простое осознание того факта, что вы можете делегировать свои полномочия другим или, напротив, какие-то дела в состоянии выполнить только вы, изменит способ вашей деятельности в будущем.

Кроме того, подробно описывая этапы, вы затем сможете проанализировать, какие приготовления были важны, а какие – нет, и не тратить так много времени при подготовке предложения следующему новому клиенту.

К слову, если вам удастся отточить этот навык декомпозиции, то вы сможете избавиться от ощущения «я весь день был так занят, но, когда закончил работу, оказалось, что ничего не сделал». Дело в том, что «семена» должны быть настолько мелкими, что вы вряд ли сможете работать весь день и не сделать ничего.

Этот прием можно использовать не только для посева, но и в том случае, когда у вас слишком много дел для жатвы.

Порой бывает, что перед угрозой надвигающегося дедлайна мы не можем ничего сделать и в конце концов убегаем от реальности, занявшись чем-то совсем несвоевременным, например уборкой или сортировкой почты. Причина заключается в том, что мы не знаем, что делать, где начать и как приступить к заданию. Процесс разделения жатвы на мелкие задачи – это прекрасный посев, который поможет вам спокойно сделать дела и занять утренний час.

Если вам удастся разделить задачу посева на маленькие «семена», будь то в рабочей или личной жизни, то вы сможете объективно измерить прогресс. И даже если не получится завершить все задачи, запланированные на день, понимание «я продвинулся на 70 процентов» поможет