Рассказчик был опытным, быстрым, внимательным, ответственным работником и пользовался доверием окружающих. Часто говорят: «поручайте работу занятым людям», однако чем вы профессиональнее, тем больше работы вам доверяют, и чем успешнее вы ее делаете, тем больше заданий получите и тем больше вам придется работать. Порой это приносит удовлетворение, но также будет большим психологическим бременем.

Проблема здесь в том, что люди, которые отлично справляются со своей работой, часто не знают рабочие процессы так хорошо, как нужно. У них нередко возникает ощущение, что быстрее сделать самому, нежели объяснить процесс и поручить задачу кому-то другому. В результате работа наваливается на них как снежный ком и никогда не уменьшается.

Чтобы не загнать себя и не оказаться погребенным под завалом работы, которая превышает ваши возможности, важно ставить себе конкретные задачи. Разберите, что вам нужно сделать, обдумайте это должным образом, чтобы сказать: «Да, я могу выполнить новое задание здесь и сейчас, но мне нужна помощь со всем остальным» – и проблема исчезнет.

Вы сможете создать подборку распространенных вопросов о вашей работе

Приходилось ли вам задумываться, почему о том или ином действии спрашивают только вас, хотя вокруг много других работников? Возможно, в ответ на предложение погуглить вы часто слышите: «Нам трудно разобраться, поэтому мы хотим спросить вас».

Подобные вопросы часто имеют скрытое значение, которое можете знать только вы. Разъяснение вашей рабочей механики похоже на составление ответов к разделу «FAQ о том, что вы делаете». И если вы считаете, что даже в привычной рутине, о которой вам задают одни и те же вопросы, спрятаны сокровища – именно ваши уникальные решения рабочих задач, – то разве это не делает вашу работу немного приятнее?

Создание списка задач в утренний час – это вербализация действий, которые вы обычно делаете бессознательно. Если облечь в слова эти действия, то вы сможете:

1) проанализировать, какие навыки у вас есть;

2) выразить их так, чтобы они стали понятны другому человеку;

3) стандартизировать и систематизировать процессы, чтобы их могли выполнить все, а не только вы.

После этого вы сможете делегировать свои задачи другим. Коллеги будут довольны, а вам будет легче. Кроме того, когда вы смотрите на рабочий процесс с точки зрения «давайте я вас научу», меняется способ вашего общения, и вы сможете получить новое удовольствие в своей повседневной деятельности.

Вы увидите разницу между сверхурочной работой, которую надо делать и которую делать не надо

Постановка задач позволит вам понять, что было сделано, а что нет, и выявить пробелы в оценке. Например, есть два вида переработок: необходимые и те, которых можно избежать, если проявить изобретательность. Постановка задач поможет выявить переработки второго типа и принять меры по их сокращению.

Был ли у вас когда-нибудь подобный опыт: от клиента или руководителя вы получили инструкции по новому проекту и принялись за работу, хотя не до конца поняли ее содержание и не стали задавать вопросы. Конечно, по ходу дела проявились моменты, которые требовалось перепроверить. Однако человек, который мог бы вам помочь, отсутствовал или был занят, поэтому вам пришлось ждать его три часа…

Это сверхурочная работа второго типа, которую можно было бы предотвратить, задай вы вопросы в момент получения инструкций. Если тщательно поставить задачи, то вы поймете, что создание проекта включает в себя проверку, выполнение и перепроверку результатов выполнения инструкций, – и так можно избежать ненужной переработки.

Более того, если вы понаблюдаете за переработками не только своими, но и своего босса, и подумаете, как можно от них избавиться, то, возможно, вам удастся тратить впустую куда меньше рабочего времени.

Вы обеспечите себе повышенную концентрацию в течение дня

Когда постановка задач за утренний час войдет в привычку, утро станет временем вашего «пикового менеджмента». «Пиковый менеджмент» – это набор стандартных выигрышных действий, которые спортсмен выполняет, чтобы прийти в оптимальную форму и добиться лучших результатов во время матча.

Бывший бейсболист Мацуи Хидэки рассказывает, что он делал перед выходом на поле, чтобы собраться: брался за конец биты обеими руками, наклонялся вперед, растягивался при помощи круговых движений, покачивался влево и вправо, как питчер перед подачей, при вступлении на позицию очищал обувь от почвы и смотрел на кончик биты.

Аналогичным образом, превращая свой утренний час в ритуал управления задачами, вы сможете настроиться и войти в трудовую колею. Ощущение радости от выполненных задач поддержит вас. И как только все это войдет у вас в привычку, диапазон действий расширится.

Психолог Михай Чиксентмихайи назвал состоянием потока такую всепоглощающую сосредоточенность человека на чем-то, при которой его уже не волнует окружающий шум. Если вы сможете расставить утренние задачи в состоянии потока, то получите мотивацию выполнить все намеченное на день.

Кроме того, составляя задачи во время утреннего часа, вы автоматически принимаете решение, какие дела необходимо реализовать, поэтому, даже если вас прервут (внезапно спросят о чем-то, или возникнет неожиданная проблема), потом вы сможете быстро вернуться к намеченному.

Отключите интернет, пока еще не привыкли к утреннему часу

В современную эпоху, когда мы постоянно подключены к интернету, существует множество приложений для смартфонов, которые могут быстро создавать списки дел. Однако постановку задач в ходе утреннего часа рекомендуется осуществлять с помощью бумажного еженедельника или блокнота, пусть даже это порой и утомительно. Возможно, если вы проводите утренний час в дороге, то блокнотом тут не обойдешься, но постарайтесь не тратить время на просмотр веб-страниц и проверку почты.

Этому есть две причины:

1) так вы сохраните концентрацию и рассудительность;

2) вы не будете откладывать выполнение задачи из-за инерции.

«Обилие информации приводит к недостатку внимания», – сказал Герберт Саймон, лауреат Нобелевской премии по экономике. Если объем информации будет слишком велик, вы перестанете думать, потому что устанете выбирать, процесс принятия решений станет беднее и медленнее. Все это также окажет влияние и на расстановку приоритетов. Каждый раз, когда вы разблокируете смартфон или открываете браузер, вы получаете новую информацию, даже если не хотите ее видеть. И если сталкиваться с такой информацией ежедневно, то критерии суждения станут расплывчатыми – будет уже неважно, обдумывали вы это мнение сами, или так кто-то сказал в интернете. Соответственно, есть опасность загрузить всю ту информацию, которая находится вокруг вас, и на ее основе решить, что вы думаете правильно.

Постарайтесь обзавестись привычкой не поглощать информацию в ходе утреннего часа, а напротив, выдавать ее. Взяв в руки смартфон, вы станете между прочим заниматься и другими делами. Чтобы сосредоточиться на составлении списка задач, рекомендую выделить время для осознанного выхода из Сети.

Кроме того, создав список задач в цифровом виде, вы сможете легко скопировать и повторить его. Это в целом полезная функция, но она сокращает время на размышления, действительно ли необходимо то или иное действие. Кроме того, простое копирование списка снижает чувство вины за то, что вы не смогли выполнить задачу, а заодно и лишает мотивации.

Некоторые пишут задания одно за другим на листочке, приклеивают их на видное место и выбрасывают, когда дела закончены. Но так поступать я тоже не рекомендую, ведь если вы просто избавитесь от выполненных задач, то упустите траекторию ваших усилий. Сохраняйте в блокноте или записной книжке линию своих достижений и задач, обозначенную разными цветами. Вы даже можете провести красную черту, чтобы отметить завершенные задачи и ощутить чувство выполненного долга.

Приложение-памятка Captio для разделения задач на ходу

Хоть я и рекомендую отключаться от интернета на время утреннего часа, но у многих есть возможность ставить задачи только во время поездки на работу в переполненном вагоне или автобусе. Для таких ситуаций я рекомендую приложение Captio (платное). Это простая и легкая в управлении программа, которая отправляет по почте составленную вами заметку. Также можно использовать голосовой ввод.

Отправленное вами электронное письмо с заранее