Шрифт:
Закладка:
Сформулировав миссию, вы берете стикеры из блока «Хочу/должен» и сортируете их по двум областям в блоке «Миссия»: «Важные/неважные» – в зависимости от того, отвечает ли записанное на стикере вашей миссии или нет.
После этой стадии вы четко будете представлять, сколько дел согласуется с вашей миссией и, соответственно, делает вас счастливее, а сколько нет. Дела, оказавшиеся в категории неважных, скорее всего, навязаны вам извне или привлекательны только в краткосрочной перспективе. Неважные дела вы должны либо безжалостно выкинуть, либо, если не можете выкинуть такие задачи, делегировать их или поставить себе цель как можно быстрее избавиться от них. Отсюда начинается ваша эффективность. Как сказал Питер Друкер, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века:
«Никогда не занимайтесь делами, которыми не стоит заниматься в принципе. Люди эффективны, когда говорят "нет"».
После того как вы рассортировали все дела, настает очередь анализа задач, оказавшихся неважными. Для этого вы должны спросить себя, как, откуда и почему они проникли к вам в голову. Обнаружив источник и механизм появления подобных мыслей и задач, вы можете воспрепятствовать их возникновению в дальнейшем.
Представим, что вам нужно проанализировать записанное на стикере желание: «Купить спортивный автомобиль».
Вы задаете себе серию вопросов:
– Я занимаюсь гонками? Нет.
– Я фанат автогонок? Нет.
– Я круто вожу машину? Нет.
– Я люблю водить? Не особо.
– Я люблю скорость? Тоже нет.
– Я увидел машину в рекламе? Нет.
– Я увидел своего друга на ней? Да.
«А-а-а, теперь понял! – говорите вы себе. – Мой друг купил спортивную машину, и мне сразу же захотелось такую же. Машина мне нужна, чтобы потешить свое эго, показать друзьям свою крутизну».
Вывод: вам нужна не спортивная машина, а признание друзей. Дорогая покупка – далеко не единственный способ добиться этого признания, однако именно этот способ навязывают вам показное богатство, мода и соцсети.
В наше время мы постоянно окружены манипуляторами, которые стремятся выдать свою цель (например, выгодно продать товар) за вашу. Постоянно пропуская свои мысли и желания через фильтр «Миссия», вы научитесь эффективно выявлять манипуляции и устранять их источник.
По завершении фильтрации вы можете выкинуть все, что не отвечает вашей миссии, в корзину. На доске должны остаться только стикеры в области «Важно». Это все мысли и дела, которые соответствуют вашей миссии и выполнение которых мы будем планировать дальше.
Канбан-система. Понятие и принципы
Мы подошли к моменту, когда без изучения канбан-системы дальнейшее наше продвижение будет невозможным. Канбан-система является ключевым инструментом построения потока, ее компоненты понадобятся вам не только для планирования, но и для организации любых процессов в жизни.
В самом начале разберемся с этимологией. В переводе с японского элемент «кан» означает «видимый/визуальный», а «бан» – «вывеска/доска». Слово «канбан» переводят как «бирка», «карточка», «знак».
Канбан-система – это визуальный метод управления процессами путем выстраивания непрерывного потока.
Канбан-система состоит из двух компонентов: канбан-карточек и канбан-доски.
Прежде чем перейти к разбору самой системы, ненадолго остановимся на ее истории. Система «Канбан» была разработана и впервые реализована инженерами компании Toyota в конце 1950-х годов. В 1959 году эта фирма начала эксперименты с системой «Канбан», а после 1962-го перевела на этот метод все производство. Любопытно, что одним из источников вдохновения для инженеров Toyota послужил пример американского супермаркета.
Как-то раз, приехав в Америку, инженеры Toyota заехали в супермаркет, чтобы купить продукты. Настоящим инсайтом для них стал порядок пополнения товаров на полках – не тогда, когда продукты привозил поставщик, а по мере того как пустели полки, то есть когда запас товара достигал минимума. Из этого наблюдения выросла гениальная идея «вытягивающего производства», которая в доработанном виде легла в основу системы канбан-карточек.
Теперь рассмотрим принципы канбан-системы.
1. Визуализация. Это – главный принцип «Канбан». Система настроена таким образом, чтобы наглядно представлять ход того или иного процесса.
В ней отображаются в том числе следующие параметры:
■ общее состояние всех ваших дел;
■ стадии и сроки их выполнения;
■ исполнители и ответственные;
■ ваши приоритеты;
■ ваша загрузка…
… и прочие по необходимости.
2. Поток. В основе этого принципа лежит понимание того, что вы не можете заниматься всеми делами одновременно. Выстраивать работу над делами следует так, чтобы они поступали к вам «в порядке живой очереди», в форме непрерывного потока. Канбан-карточки должны иметь разный статус прогресса и постоянно перемещаться между стадиями по мере выполнения задач.
3. Одна задача в единицу времени. Большая проблема множества людей – прокрастинация. Мы ставим неправильные цели и неграмотно подходим к планированию, используя списки дел. Это деморализует и демотивирует нас, из-за чего мы откладываем все на потом. Соответственно, задачи накапливаются, что ведет к новому циклу прокрастинации.
Решение заключается в простом факте: человек способен качественно выполнять только одно дело за раз. Именно это и призвана обеспечивать канбан-система. Одна задача выполняется в единицу времени. Нельзя в одно и то же время выполнять задачи из двух разных канбан-карточек. Пока не закончили или не отложили предыдущее дело, не беремся за следующее. Занимаемся только теми карточками-делами, время которых подошло.
4. Размер выполняемой задачи. Большие задачи правильно дробить на маленькие, конкретные, выполнимые части. Этот принцип помогает сохранить мотивацию. Нам всегда легче приступить к маленькой, четко сформулированной задаче, чем к большой и аморфной.
Я, например, делю свои задачи на часовые отрезки. Причем внутри часа 45 минут посвящены выполнению задачи, а 15 – отдыху. Я это называю контейнеризацией задач. Об этом говорится в разделе «Декомпозиция целей и контейнеризация задач».
5. Фокус на работе, которая должна быть выполнена сейчас. Канбан-система учит тому, что фокус должен быть направлен только на действия, выполняемые в данный момент – «здесь и сейчас». Работая над задачей, вы должны быть полностью погружены в нее одну. Запомните основной принцип: одна карточка – одна задача. Нет карточки – нет задачи. Также важно, что за единицу времени выполняется только одно дело.
6. Постоянное улучшение. Благодаря тому что в канбан-системе рабочий процесс делится на минимальные, выполнимые партии, любые проблемы с постановкой, размером, формулировкой и планированием задач будут заметны сразу. Выявляя и устраняя эти мелкие проблемы, вы будете способствовать постоянному улучшению вашего планирования.
Кроме того, канбан-система позволяет определить те участки процесса, где у вас случается простой, – так вы получите информацию об областях для улучшения.
7. Гибкость системы планирования. Канбан-система дает возможность гибко реагировать и планировать свои дела в соответствии с контекстом и меняющейся средой.
Итак, мы составили представление о компонентах и принципах канбан-системы. Эти знания существенно облегчат вам дальнейшее изучение и внедрение канбан-системы в вашу жизнь.
Канбан-карточка
Поговорим о неотъемлемом компоненте канбан-системы – канбан-карточках.
Канбан-карточки – это специальные карточки, предназначенные для записей всех ваших задач в стандартной форме.
При организации дел по карточкам придерживайтесь следующих правил: у вас не должно быть задач вне карточек и каждому делу вы должны посвятить только одну карточку.
Любая задача в канбан-карточке описывается с помощью определенных реквизитов:
1. Название задачи.
2. Дата начала работы над задачей.
3. Дата окончания/выполнения задачи.
4. Исполнитель.
5. Метка или фильтр.
Опционально можно включать в карточку другие реквизиты:
1. Подзадачи.
2. Пользовательские поля.
3. Чек-листы.
4. Вложения: фото, рисунки, схемы.
5. Записки, комментарии к задаче.
6. Контакты ответственных лиц.
7. Ссылки и справочную информацию.
Как видите, канбан-карточка позволяет максимально стандартизировать описание любой задачи, создать для нее подробный паспорт, идентификатор. Задача перестает жить в вашей голове: она обретает конкретную стандартную физическую форму, и вы можете производить с ней различные операции.
Канбан-карточку для конкретной задачи вы заполняете один раз, в момент ее возникновения. Дальше карточка начинает свое «путешествие» внутри канбан-доски, передвигаясь с одной стадии на другую.
