Требования к потоковому планированию

Основным смыслом потокового планирования является создание потока. Чтобы уловить суть этой идеи, представим себе поток воды, равномерно текущий по трубе. Вода течет ровно, непрерывно, без бурления и всплесков. Таким же образом следует выстраивать и всю свою жизнь: она должна струиться подобно воде – мягко, равномерно и постоянно.

Поток – это краеугольный камень производственной системы Toyota, основанной на философии кайдзен. Он может увеличить вашу эффективность и ускорить все ваши дела в разы. Поэтому первое, с чего мы начинаем внедрять кайдзен на предприятии, – выстраиваем, стабилизируем и выравниваем поток, так, чтобы дела шли плавно и равномерно.

Для того чтобы система планирования смогла выстроить ваши дела в поток, она должна отвечать определенным критериям. Ранее мы уже познакомились с принципами создания потока, теперь рассмотрим вытекающие из них требования к системе планирования.

Требования к системе планирования, построенной на принципах потока

1. Видимость целей. Все мысли, желания, мечты, беспокойства и обязательства должны быть оформлены в виде целей, и они должны быть видны и осязаемы.

2. Видимость статусов всех дел. В каждый момент времени вы должны видеть, на какой стадии находятся ваши дела.

3. Видимость динамики выполнения дел. Вся динамика ваших дел и продвижение их по этапам должны быть также видны и понятны.

4. Атомарность. Одно дело – одна учетная карточка. В последующем вы сможете использовать одну карточку для нескольких родственных дел, но начинать желательно с принципа атомарности.

5. Гибкость системы планирования. В свое время я занимался разными подходами к планированию. Но они либо слишком общие, либо, наоборот, чересчур подробные: расписывают задачи вплоть до часа и минуты и требуют жесткого соблюдения плана. При таких подходах не раз случалось, что ты планируешь все до деталей, а потом – бах! – что-то происходит, и все летит к чертям. Один-два сбоя – и приходится перекидывать запланированные дела на другое время, а то и вовсе их забрасывать. Поэтому так важны гибкость системы и динамический подход к достижению целей – на этих принципах и базируется потоковая система планирования.

6. Использование всех органов чувств. В ход должны идти зрение, слух, осязание и т. д. Например, простой список дел рассчитан лишь на визуальное восприятие, а при потоковом планировании задействуются тактильные ощущения. Вы пальцами передвигаете канбан-карточки между этапами. Это позволяет физически чувствовать прогресс в выполнении дел.

7. Ясность и письменная фиксация формулировок. Многие из нас держат списки дел в уме. А там порой бывает такая солянка! Дела, мечты, эмоции, злость, усталость, голод – чего там только нет. В результате важный для вас список дел там может попросту затеряться. Вот почему очень важно ясно и в письменной форме формулировать ваши цели и задачи, таким образом отделяя их от эмоций, различных ощущений и тревог.

8. Простота и интуитивность системы. Хорошо выстроенная система понятна на интуитивном уровне и не требует напряжения или дополнительных справок для ее усвоения. Вы не должны задумываться и вспоминать, что для чего нужно. Правильная система планирования не перетягивает на себя дополнительную энергию и внимание.

9. Принцип вытягивания. Принцип вытягивания состоит в том, что вы приступаете к следующей задаче в зависимости от вашего настроения, желания, энергии, ситуации и т. д. Вы как бы вытягиваете ту задачу, которая соответствует вашему состоянию в данный момент, и приступаете к выполнению следующего дела только после того, как выполнили или отложили предыдущее. Это все равно что есть тогда, когда вы голодны, а не тогда, когда вам подали еду.

10. Принцип «одно дело в единицу времени». Никакой мультизадачности. Это очень важный принцип. Дело в том, что последовательное выполнение операций или дел ведет к бóльшей концентрации, бóльшему качеству и скорости рабочего процесса, чем если бы вы переключались между задачами. Мы уже обсуждали это ранее: помните, я приводил в пример исследование ученых, согласно которому переключение с задачи на задачу забирает у вас от 25 до 30 % эффективности?

11. Равномерность нагрузки. Все дела нужно выполнять равномерно, непрерывно, в ровном темпе, без авралов и спешки, но и без простоев и задержек.

12. Стандартность процедуры планирования. Процедуры планирования дел, пересмотра или изменения плана должны быть стандартными и однотипными.

13. Единство работы и отдыха. Планируя для выполнения задачи тот или иной промежуток времени, вы всегда должны включать в него перерыв для отдыха.

Например, я стандартно делю задачи на 45-минутные временные отрезки. Если задача требует от меня полтора или два часа работы, то я делю такую задачу на две части. В каждой части будет 45 минут на выполнение работы и 15-минутный перерыв. У меня нет отдельного времени для работы и для отдыха, как это принято. И то и другое я рассматриваю в комплексе – как единый контейнер, один временной слот для выполнения задачи. Как результат, моя энергия до и после рабочей сессии сохраняется на одном уровне.

Итак, мы рассмотрели требования, предъявляемые к потоковому планированию. Их необходимо знать для четкого представления о том, как выстраивать потоковое планирование. Если вы запомните и будете соблюдать эти требования, то со временем привыкнете и будете выстраивать по принципу потока любые свои процессы, а это значительно увеличит вашу эффективность во всех сферах жизни.

Выгрузка, формулировка и материализация мыслей

Выгрузка, формулировка и материализация мыслей – это первая стадия потокового планирования, которая заключается в переносе ваших мыслей на бумагу и придании им материальной формы.

При выгрузке вы записываете все ваши мысли, тревоги, беспокойства, мечты, дела и прочее на разноцветные стикеры в максимально кратких, полных и законченных формулировках. Этот процесс, взятый в целом, называется материализацией и подразумевает, что мыслям придается видимая, физическая форма, с которой можно производить различные операции: исправление, перемещение, уничтожение и т. д.

Во время переноса мыслей на бумагу вы начинаете чувствовать их руками, видеть их, ощущать, передвигать и сортировать их. Мысли перестают быть аморфными, неосязаемыми и беспорядочными, облекаясь в четкую, наглядную форму.

Цель стадии выгрузки, формулировки и материализации – полностью освободить вашу голову от ментального шума, преобразовать абстрактные мысли, задачи, тревоги и переживания в конкретную, видимую форму.

В основе этой стадии лежат два принципа. Первый: голова не сервер для хранения информации, голова – это процессор для принятия решений. Как сервер для хранения информации наша голова – крайне ненадежный и неэффективный инструмент. Мы забываем, упускаем из виду и, самое главное, не можем учитывать все нюансы тех понятий, которыми оперируем при мышлении. Второй: управлять можно только тем, что мы видим.

В чем практический смысл этой стадии?

1. Осознание и формулировка убивают страхи. Наши страхи и тревоги зачастую являются надуманными и неосознанными. Стоит нам извлечь их из головы, как большинство из них моментально испарится.

2. Выгрузка отделяет мысли от эмоций. Перенос мыслей на бумагу отделяет их от эмоций, которыми они всегда сопровождаются. В результате эмоции не будут мешать вам спокойно рассуждать о тех вещах, которые ранее вызывали у вас страх или тревогу. Вы как бы смотрите на свои мысли со стороны.

3. Описание проблемы порождает план. Очень часто случается, что уже в процессе обдумывания и формулировки проблемы у вас рождается план ее решения. Недаром говорят: написать план – уже половина решения.

4. Визуализация вашего внутреннего мира. После стадии выгрузки вы увидите, как невообразимо много мыслей, тревог, беспокойств, страхов, надежд и желаний было в вашей голове, – в этом хаосе просто невозможно было бы разобраться с помощью одних только умственных усилий.

5. Вы немедленно получите огромное облегчение. Как доказали ученые, эмоциональное напряжение, которое вызывают у нас незаконченные дела, нереализованные мечты, а также страхи и тревоги, является одной из частых причин бессонницы и постоянной утечки энергии. Материализация позволит преодолеть это состояние. После стадии выгрузки вы почувствуете огромное облегчение: у вас наладится сон, станет спокойнее на душе, вы станете более уверенными.

6. Вы почувствуете контроль над своей жизнью. Вы поймете, как дальше действовать и что делать со своими проблемами.

7. Вы разгребете завалы и наведете порядок