Шрифт:
Закладка:
Простота – интуитивно понятный интерфейс: базовые функции платформы легко освоить и начать использовать сразу же.
Облачность – все данные по проектам и задачам хранятся онлайн, поэтому у вас всегда будет доступ к ним с любого устройства.
Командность – с приложением можно работать в команде: все участники имеют доступ к рабочей доске, могут оперативно реагировать на изменения задач, сроков и вести обсуждения.
Бесплатность – платформа работает по принципу freemium-модели, то есть все главные функции доступны в бесплатном режиме, платные пакеты лишь расширяют основные возможности.
Обычно внедрение Trello в жизнь проходит легко и без лишних усилий. Но все же работа с новым приложением, тем более на постоянной основе, требует некоторой адаптации. Поэтому я подготовил для вас небольшую инструкцию по основным аспектам приложения, чтобы вы еще быстрее могли начать работу с Trello.
Рабочее пространство Trello – это место, где вы собираете доски с задачами, объединенные общим назначением. Приложение допускает создание нескольких рабочих пространств. Например, я лично пользуюсь тремя пространствами.
■ Календарь моей образовательной платформы margulan.info. Здесь находятся все задачи, которые я должен выполнять в рамках моей образовательной платформы. В этой доске мы работаем совместно с командой.
■ Доски контроля (фокуса). На них я собираю все доски с задачами, которые мне важно держать на контроле. Это могут быть доски «Здоровье», «Безопасность», «Свобода», «Близкие люди», «Любимое дело» и так далее.
■ Доски исполнения. Тут собраны все доски, задачи в которых я должен выполнить в определенные сроки. Цель этих досок – выстраивание потока дел.
Доски Trello, они же канбан-доски, – это место, в котором ваши задачи или проекты сгруппированы по определенным параметрам. Каждая доска привязана к временному периоду (год или месяц), в котором выполняются содержащиеся в нем задачи.
Вне зависимости от специфики ваших целей – запускаете ли вы новый сайт или планируете отпуск – канбан-доски послужат идеальным местом для организации времени и взаимодействия с коллегами, друзьями или семьей.
Колонки – это группы задач по статусам или стадиям исполнения на рабочей доске.
Карточки задач, они же канбан-карточки, – фундаментальный компонент Trello.
Ранее мы уже подробно рассматривали устройство колонок и карточек задач (см. главы «Канбан-доска» и «Канбан-карточка»), поэтому сразу обратимся к следующему компоненту.
Меню. В правой стороне доски Trello есть меню. Оно позволяет производить настройки доски, управлять доступом к ней, фильтровать карточки, менять фон, осуществлять интеграции и многое другое. Кроме того, в меню видна история вашей активности в рамках каждой доски.
В Trello можно настроить автоматизацию для многих рутинных операций, таких как:
■ ведение статистики ваших задач;
■ использование шаблонов для повторяющихся задач и проектов;
■ сортировка задач по любым критериям;
■ выставление и заполнение полей задач;
■ создание досок и карточек;
■ создание напоминаний и прочее.
Небольшая ремарка. Дополнительно к Trello я также использую приложение Planyway. Это приложение сильно расширяет возможности Trello, так что в основном я работаю именно с Planyway, заходя в Trello лишь один раз в конце месяца. Чуть позже мы поговорим о Planyway отдельно.
Часто мне задают вопрос: «Как превратить ведение Trello в привычку?» Для этого вам нужно сделать привычкой само планирование. Trello – это только прикладной инструмент, который облегчает работу над планом, использование таких помощников входит в привычку автоматически в силу их удобства. Если вам сложно переходить на Trello, то это значит только две вещи: у вас нет привычки планирования и/или у вас нет понимания важности выстраивания дел в поток.
Я советую хорошо проработать эти вопросы: осознать важность планирования в вашей жизни, научиться регулярно планировать, усвоить концепцию потока задач и, наконец, внимательно изучить само приложение. И вот увидите: Trello станет для вас естественной частью жизни!
Planyway
Приложение, которое помогает управлять вашими задачами и встраивать поток дел в календарь, называется Planyway. Я пользуюсь этим приложением ежедневно, у меня оно самое часто используемое в течение дня.
Planyway – это удобное дополнение для Trello, которое позволяет привязывать канбан-карточки из вашего Trello к календарю и управлять личными и командными задачами.
В Trello сложно видеть все дела в привычном для нас виде, потому что они имеют разные цели. Trello больше предназначен для планирования дел в виде потока, а Planyway – для исполнения в потоке. Planyway показывает нам все задачи из Trello, «привязывая» ваши цели, планы и действия к конкретным датам и времени на календаре.
Благодаря Planyway вы можете создавать карточки Trello прямо в календаре, отслеживать свои задачи со всех досок, планировать сроки и продолжительность задач, объединить Trello с любым удобным вам календарем.
Planyway поможет управлять командными задачами в удобном виде: следить за соблюдением сроков проекта в таймлайне, оценивать загрузку сотрудников, выдавать задачи членам своей команды и видеть, кто чем занимается в проекте. Таймлайн в приложении позволяет назначать задачи членам команды, перетаскивая карточки прямо из Trello, что ускоряет планирование. Planyway поддерживает метки, фильтры и другие стандартные возможности Trello и позволяет создать индивидуальные настройки (рабочие дни и часы, стандартную продолжительность задач).
Если Trello больше предназначен для продумывания, что, как и в какой последовательности делать для достижения ваших целей, то Planyway создан для того, чтобы непосредственно делать эти задачи в течение дня.
Way of Life
Рассмотрим еще одно полезное приложение для организации жизни – приложение для отслеживания привычек Way of Life.
Приложение Way of Life поможет вам сформировать хорошие привычки и контролировать процесс их внедрения с последующим подробным, наглядным анализом вашего прогресса.
Приложение Way of Life использует простую, интуитивно понятную систему красных и зеленых меток, чтобы отслеживать, насколько регулярно вы выполняете новые привычки.
По мере того как вы будете отмечать свои успехи или неудачи в соблюдении привычек, приложение будет собирать все больше и больше информации о вашей динамике. Так вы сможете легко определить положительные или отрицательные тенденции в вашем образе жизни:
■ Придерживаетесь ли вы правильного питания?
■ Тренируетесь ли вы так, как планировали?
■ Достаточно ли вы спите?
■ Выполняете ли вы свой план по чтению?
Как видите, приложение Way of Life подойдет для мониторинга самого широкого круга активностей.
У приложения логичный, интуитивно понятный интерфейс. Сначала вы создаете в приложении привычку, которую хотите внедрить в свою жизнь. Это делается путем формулировки названия привычки, ответа на вопрос, положительная ли она или отрицательная, и приложение само создает трекер.
Далее вы ежедневно заходите в приложение и отмечаете, занимались ли вы сегодня запланированной активностью или нет. Это делается простым «тапом» по созданной привычке и выбором кнопки YES или NO. Оставляя отметки каждый день, вы увидите сперва недельную, а потом и месячную картину по каждой вашей привычке.
Приложение Way of Life содержит множество разнообразных функций: цепочки успешно выполненных привычек, заметки и теги, напоминания, возможность экспорта данных в CSV и Excel и многое другое. При этом приложение остается простым в использовании. Скачайте и продолжите его изучение самостоятельно!
Декомпозиция целей и контейнеризация задач
Техники декомпозиции и контейнеризации разработаны на основе принципов управления энергией. Они упростят достижение целей и выполнение задач, помогут сохранять эффективность на высоком уровне и работать в оптимальном ритме, не расслабляясь и не перегорая.
Декомпозиция – это разбивка цели на составные, самостоятельные части.
В основе декомпозиции лежит принцип «съесть слона по кусочкам». Например, я поставил себе цель изучить арабский язык. Цель большая, растянутая во времени и с неочевидным результатом – в таком виде она не поддается планированию. Чтобы составить план, мы должны превратить большую, аморфную, расплывчатую по срокам цель в серию понятных, простых, измеримых и привязанных ко времени задач. Для этого я прибегаю к технике декомпозиции: разбиваю цель на самостоятельные, составные части.
Что такое знание языка? Это прежде всего: алфавит, счет, чтение, устная речь, понимание грамматики и письмо. Нам уже удалось разрезать
