один вид проверки, когда проверяющие вправе вскрывать любые двери, шкафы, тумбочки и сейфы, – обыск и выемка. Если в компании проходит другой тип проверки и ничего не лежит в открытом доступе, проверяющие могут получить документы только открыто лежащие, например на ресепшене, либо с разрешения директора.

В открытом доступе – это, например, на столе или полках. Поэтому советую все важные документы убирать под ключ, ключ в замке не хранить, замок не открывать. А лучше вообще не хранить важные документы в офисе компании.

На просьбу открыть вы должны открывать, но это если ключ не утерян. А теряются они очень часто.

Инкогнито,

владелец федеральной сети, годовой оборот 10+ млрд рублей

ОБЭП пришли к нам в офис. Мы ничего не боялись, потому что и ваш тренинг проходили, и ничего сверхнезаконного по сравнению с рынком не делали.

Сотрудники полиции зашли ко мне в кабинет с бумагой на обследование и спрашивают: «Сейф вскрывать будем?» А я что-то замялся и говорю: «Вы же не имеете права вскрывать при обследовании». И они мне: «Тогда открывайте сами, если не хотите, чтобы мы разрезали тут его». Я и открыл.

Только потом понял, что нужно было ключ потерять, потому что меня-то не подводили документы из сейфа, а вот стратегических партнеров сильно подкосило. Там чужие схемы налоговых оптимизаций, за них проверяющие и зацепились.

Контролируйте проверяющих

При проверках хорошо бы следить за проверяющими: если они ошибутся, ошибку можно зафиксировать и использовать в суде. Следить должны и понятые. Но понятых привлекают сами проверяющие, и часто они совсем не заинтересованы во внимательном слежении. Напоминайте им об их роли.

Понятые могут называться «представителями общественности», например при проверочной закупке. Но суть одинаковая: фиксировать процедуру проверки. И данные их также должны быть в протоколе. Потом, в суде, у них можно спрашивать, как именно проходила проверка, кто, что и где делал.

Советую быть постоянно рядом с проверяющими. Представьте, что вы водите экскурсию по своей компании и проверяющие всей экскурсионной группой ходят за вами и просят открыть какие-то двери. Некоторые из них открываются, а от некоторых ключи безвозвратно утеряны.

У проверяющих своя стратегия. Например, они разбегаются по разным углам помещения и начинают параллельно всё обследовать. В этом случае ни понятые, ни сотрудники не смогут уследить за действиями, а значит, не получится исключить провокации или злоупотребления. Тогда советую главному лицу произнести:

«Граждане проверяющие! Недопустимо параллельное обследование всего помещения, так как могут пропасть ценные вещи, а также возможны другие недоразумения. Убедительная просьба собраться в центре помещения для дальнейшего обследования».

Из практики. При обыске пресекли параллельные поиски тем, что указали, что на рабочих местах находятся личные вещи сотрудников, которые представляют значительную материальную ценность. Адвокат сразу сел писать заявления о хищении материальных ценностей. Это дисциплинировало проверяющих.

Видеозапись

В проверках много тонкостей, и собственник бизнеса, скорее всего, их все не знает. Да и просто слова директора против слов проверяющего немного в суде весят, а вот видеозапись – веское доказательство. Чтобы не пропустить важное в проверке, советую снимать ее на камеру. Для этого подходят камеры в офисе, а еще можно ходить за проверяющими и снимать на телефон. Вот прямо по пятам, не стесняясь.

Потом видео компания передает адвокату, а тот смотрит, где проверяющие превысили полномочия и за что бы зацепиться.

Возможно, проверяющие скажут, что не давали согласия на съемку. Если это открытый конфликт и есть полицейские, тут каждый сам решает, стоит ли рисковать. Но, по опыту, проверяющие пару раз что-то скажут о съемке, а потом не обращают внимания.

Перед тем как снимать, необходимо обратиться к должностному лицу и сообщить, что будет производиться видеозапись. Он обязан сделать отметку в протоколе по этому поводу.

Иногда камеры на мобильных телефонах могут включаться и у ваших сотрудников. И если не делать это нарочито и нагло, то можно собрать много материала и не уведомляя никого официально.

Если у вас обыск, то все мобильные и любые другие технические средства, скорее всего, будут изъяты. Но ведь есть стационарные видеокамеры общего наблюдения, а если они пишут не на внутренний сервер, а в «облако» – вообще идеально.

Что я отвечаю на возражения проверяющих

Мы находимся в данном помещении на законных основаниях. Я снимаю на видео именно помещение, которое мы арендуем. Попадание проверяющих в кадр – случайность, и это можно исправить, если вы покинете наше помещение.

Проверьте протокол

По итогам проверки проверяющие готовят документ – акт или протокол. Этот документ – фундамент, на котором потом будет строиться весь дальнейший процесс. Повторюсь: по большому счету не важно, что было на самом деле во время проверки. Важно, что осталось в протоколе.

Допустим, в компании четыре огнетушителя, но они не на своих местах. Проверяющие записали в протокол фразу со смыслом: «Огнетушителей нет».

Если директор подпишет протокол, ничего от себя не добавив, компанию оштрафуют, будто огнетушителей нет совсем, а не потому, что они стояли не там, где надо.

Вот самый главный совет о протоколе: если в протоколе что-то не так или просто смущает, четко, отчетливо, крупно и не стесняясь написать, что с протоколом не согласен и с чем именно. И только после того, как это всё четко отмечено, – только тогда подписывать. Если нужно что-то исправить, отлично: просите изменить предложение или даже целый абзац. И так проходите весь протокол.

Протокол – документ для суда. Поэтому в нем должны быть реальные факты, никаких намеков на нарушения со стороны компании и двусмысленных фраз. Проверяющий мог прийти в ваш офис голым в маске Дарта Вейдера и материться на ваших работников, но если это не отражено в протоколе – этого не было.

Замечания можно вносить самим. Написано «Огнетушителей нет», и вы пишете «Данная фраза не соответствует действительности, так как огнетушители находятся в двух метрах от своего места. Прошу осуществить фотофиксацию. Дополнительно фотографирование осуществлено на сотовый телефон “Самсунг А7”».

Протокол изъятия документов и дача объяснений

Если проверяющие забирают с собой документы, то просто так не отдаем. Сначала готовим список, что именно у вас забирают. Никаких фраз вроде «зеленая папка, 240 листов», а описываем каждый значимый документ. Двести сорок документов – значит двести сорок строк. Никуда не торопимся, наливаем кофе и спокойно, без истерик, вносим каждую бумажечку в протокол изъятия. Если часть из этих документов – учредительные, то