если они остаются, в своей конкретике, часто смехотворно недостижимыми. Нанять Дэвида Холла, уединиться в доме на отдаленном шотландском острове или поручить работу по дому персоналу , пока вы пишете в постели, - это не то предложение, которое большинство из нас может легко повторить. [*] Однако не стоит сбрасывать со счетов мотивацию, лежащую в основе этих историй. Небольшие задачи в достаточном количестве могут действовать как термиты продуктивности, разрушая весь фундамент того, что вы пытаетесь построить. Стоит приложить немало усилий, чтобы приручить их.

С этой целью на следующих страницах я представляю коллекцию более практичных стратегий, призванных помочь вам овладеть мелкими обязанностями в вашей профессиональной жизни. Тему укрощения задач я уже затрагивал ранее. Например, в своей книге "Глубокая работа" я включил главу под названием "Слить мелководье", в которой рассматривалась эта тема. В ней я рекомендовал лучше организовать свое рабочее время с помощью блокировки времени - как выяснилось, эту стратегию впервые применил Франклин, - чтобы задачи можно было лучше отделить от более глубоких усилий. Я также советовал писать более структурированные электронные письма, чтобы свести к минимуму ненужные переписки - эту задачу я более подробно раскрыл в последующей книге, которую опубликовал полдесятилетия спустя под названием "Мир без электронной почты". Эти книги сопровождаются многочисленными страницами статей и часами обсуждений в подкастах, где я также подробно рассматривал эту тему.

Стратегии, которые я собрал здесь, представляют собой своего рода лучшие хиты, собранные из моего многолетнего опыта борьбы со списками отвлекающих задач. Эти советы объединены понятием "сдерживание". Некоторые из этих идей направлены на сдерживание накладных расходов на выполнение задач, которых вы не можете избежать. Во многих случаях отвлекает не само выполнение небольшого обязательства, а когнитивные усилия, необходимые для того, чтобы помнить о нем, беспокоиться о нем и в конце концов найти для него время в своем расписании. Если вы сможете свести к минимуму эти подготовительные усилия, вы сможете сдержать влияние самой задачи. Другие идеи направлены на сдерживание задач путем предотвращения их появления в ваших списках. В обоих случаях цель - ограничить ущерб.

Медленная продуктивность требует, чтобы вы освободились от ограничений малого, чтобы вы могли более осмысленно инвестировать в большое. Это грязный, ориентированный на детали конфликт, который в основном разворачивается на поле боя старомодных тактик и систем повышения продуктивности. Но это битва, которую необходимо вести, если вы надеетесь, как восхвалял Бенджамин Франклин, стать хозяином своего времени. Итак, давайте разберемся в этом...

ПОСТАВЬТЕ ЗАДАЧИ НА АВТОПИЛОТ

В двадцатые годы, когда моя писательская деятельность была направлена на консультирование студентов, я часто рекомендовал организационную стратегию под названием "расписание на автопилоте". Идея заключалась в том, чтобы каждую неделю назначать регулярные занятия на определенное время в определенные дни, а иногда даже в определенных местах. Может быть, вы всегда читаете английскую литературу после занятий в 10:00 по вторникам и четвергам, за одним и тем же столом, на одном и том же этаже одной и той же близлежащей библиотеки. Эта стратегия сработала, потому что она противостояла привычной для многих студентов тенденции работать только над тем, что нужно было срочно сдать. Редко какой студент, например, спонтанно подумает: "Может быть, мне стоит начать работать над этим набором задач за три дня до сдачи". Но если эта задача стоит в его расписании на автопилоте на текущий день, он, не задумываясь, просто начнет ее решать. "Как только вы дойдете до того момента, когда ваша обычная работа будет выполняться с минимальными размышлениями, - писал я в одной из своих ранних статей на эту тему, - вы попадете в ту "сладкую точку" низкого стресса, когда можно будет начать обращать внимание на более важные вещи".

Впоследствии, когда я переключился на работу со студенческих проблем, расписание автопилота отошло на второй план, и я сосредоточился на более специфических для офиса инструментах, таких как блокировка времени и протоколы электронной почты. Однако в последнее время, когда административные требования моей собственной работы продолжают расширяться, я снова начал экспериментировать с этой стратегией. Оказалось, что в контексте работы со знаниями расписание на автопилоте является эффективным средством сдерживания задач. Вместо того чтобы устанавливать регулярное время каждую неделю для выполнения школьных заданий, вы можете установить время для выполнения определенных категорий регулярно возникающих задач. Например, фрилансер может назначить отправку счетов на утро понедельника, а преподаватель - на пятницу, сразу после обеда, для просмотра отчетов по грантам. Как только вы привыкнете выполнять задачи определенного типа в одно и то же время в одни и те же дни, накладные расходы, необходимые для их выполнения, снизятся.

Ключевым усовершенствованием для поддержки этой ориентированной на задачи версии автопилотного планирования является использование ритуалов и мест. Если вы можете связать регулярно повторяющийся блок задач с определенным местом, возможно, в сочетании с небольшим ритуалом, который помогает инициировать ваши усилия, вы с большей вероятностью войдете в регулярный ритм выполнения этой работы. Возвращаясь к примеру с профессором, возможно, по пятницам она планирует всегда обедать в одной и той же столовой в студенческом центре, а затем, покончив с этим, идти через близлежащую зеленую территорию кампуса (ритуал) к одному и тому же столику в одной и той же небольшой библиотеке (место), где она садится и работает над своими отчетами по грантам. Возможно, закончив работу, она вернется в студенческий центр, чтобы выпить кофе и вернуться в свой офис (еще один ритуал). Такое сочетание ритуала и местоположения делает более вероятным, что наш гипотетический профессор действительно будет просматривать эти отчеты неделю за неделей, не особо задумываясь об этом.

Я рекомендую включить как можно больше категорий регулярных задач во все более сложное расписание автопилота: когда вы просматриваете запросы клиентов; когда проверяете, как подрядчики обновляют ваш сайт; когда готовитесь к встречам; когда читаете электронную почту или обновляете веб-сайты управления проектами. Сдерживать задачи - это не значит убегать от малого. Речь идет о том, чтобы сделать эти усилия как можно более безболезненными. Искать, как я однажды выразился, "сладкую точку низкого стресса".

 

СИНХРОНИЗИРОВАТЬ

Осенью 2020 года я опубликовал для The New Yorker длинную статью под названием "Взлет и падение "Getting Things Done"". В начале статьи рассказывается о Мерлине Манне, веб-дизайнере и внештатном менеджере проектов, который в начале 2000-х годов обнаружил, что его все больше захлестывает работа. Именно в этот момент он открыл для себя методологию Getting Things Done (GTD) Дэвида Аллена. Систематический подход Аллена к организации длинных списков задач был именно тем,