Либо, как вариант, разделить все сделки на три категории по уровню риска:

• с высоким уровнем риска – нетиповые сделки на значительную сумму для вашей компании;

• со средним уровнем риска – типовые сделки на значительную сумму;

• с низким уровнем риска — типовые сделки с проверенными контрагентами и публичными компаниями или сделки на незначительную сумму.

Пример регламента проверки контрагентов, а также перечень типичных запросов и источников информации по ним вы можете найти в «Банке решений».

Регламент проверки контрагентов вы можете скачать в «Банке решений».

2. Составить регламент согласования и подписания договоров, который будет определять ответственных на каждом участке работы по договору.

Типовая ситуация: договор подписан, но каждый, кто имел отношение к процессу его составления и подписания, последовательно снимает с себя ответственность. Исполнитель, который вел договор, говорит, что лишь подготовил проект документа и отдал его в юридический отдел, а что с ним было дальше – не представляет. В юридическом отделе уверены, что через них этот договор не проходил. Бухгалтер, конечно, тоже его в глаза не видел. В итоге за все последствия подписания такого документа отвечает директор, вина вся тоже будет на нем.

Внутренний регламент прохождения договоров помогает избежать подобных ситуаций. Содержание регламента может варьироваться в зависимости от штата компании и структурных подразделений. Каждый визирующий должен проверять договор со своей профессиональной точки зрения: юрист – с правовой, финансист – с налоговой, менеджер – с технической и т. д.

Желательно предусмотреть лист согласования, который идет приложением к вашему экземпляру договора, или визирование, которое будет производить каждый отдел с обратной стороны договора. Для визирования можно, например, изготовить штампы с фамилиями и должностями ответственных по каждому отделу. Когда все визы будут проставлены, директор может подписывать договор.

В регламенте имеет смысл указать сроки реагирования на новый договор и сроки, в течение которых каждый из отделов должен написать свою резолюцию. Благодаря этому договор будет быстро проходить по отделам и подписываться, что, в свою очередь, положительно скажется на продажах и на общей эффективности компании.

Пример регламента согласования и подписания договоров вы можете найти в «Банке решений».

3. Разработать и систематизировать формы типовых договоров и документации (актов, отчетов, бланков заказов и т. п.).

От содержания вашей договорной документации зависит, в частности, размер ваших гражданско-правовых и налоговых рисков. По этой причине рекомендуем внимательно проанализировать ваши типовые документы и, если необходимо, разработать новые.

Если типовые формы будут заготовлены заранее и ваши специалисты будут активно их предлагать, то с большой долей вероятности в основу договора лягут именно ваши разработки. Если же контрагент будет настаивать на его форме договора, то и в этом случае вы сможете использовать формулировки из своего типового договора (а именно накладывать их на форму договора контрагента) и таким образом продвигать свои интересы.

Рекомендуем также создать систему внутренней классификации договоров. Это поможет легко ориентироваться в документах, например, по номеру договора определять, к какой группе он относится и/или на какой период он был заключен.

4. Составить регламент возврата и хранения договорной документации и график документооборота.

Первичная договорная документация по общему правилу должна храниться в течение пяти лет, потом ее можно уничтожать. При этом бухгалтеры считают, что возвратом и хранением подписанных документов должны заниматься менеджеры, взаимодействующие с клиентом, а менеджеры убеждены, что это прямая обязанность бухгалтеров. В итоге возникает неразбериха: одни документы теряются, другие хранятся неоправданно долго.

В регламенте, помимо прочего, целесообразно указывать:

• срок, в течение которого договор хранится в бухгалтерии;

• срок, когда договор передается в архив (внешний или внутренний);

• срок, когда договор уничтожается.

Практика показала, что функции архивирования, хранения и уничтожения документов следует передавать архивным организациям.

Пример регламента возврата и хранения документов, а также график документооборота вы можете найти в «Банке решений».

5. Организовать систематическую сверку с контрагентами.

Согласно законодательству о бухгалтерском учете, организация должна делать инвентаризацию в конце года, а также при смене бухгалтера, должностных и материально ответственных лиц. Помимо прочего, инвентаризация включает сверку с контрагентами. Многие этот момент игнорируют, и напрасно.

Пока все в порядке, контрагенты без проблем подписывают акты сверки. Но стоит только возникнуть спору, начинают утверждать, что товар или работы не были приняты / был предоставлен некачественный товар / работы приняло лицо, не имевшее на то полномочий, и т. д.

Вовремя подписанный акт сверки не дает возможности ввести в заблуждение суд. Кроме того, этот документ:

– является напоминанием для контрагента о его задолженности и становится важным доказательством размера задолженности в суде;

– страхует стороны от ошибок бухгалтера или менеджера (которые могут, например, забыть зафиксировать суммы для оплаты работ или товаров).

Сверку следует делать раз в квартал или раз в месяц в зависимости от объема работ / сотрудничества с контрагентами. Акты сверок выводятся из программы 1С автоматически. Организовать их пересылку контрагенту – чисто техническая операция. И она станет еще проще, если этот порядок предусмотреть в договоре.

6. Сделать регламент прохождения сделки.

Чтобы раз и навсегда перейти от «коллективной безответственности» к персональной ответственности, нужно составить регламент цикла сделки. Этот документ должен в деталях описывать:

А. Все этапы сделки (начиная с преддоговорного, когда потенциальный клиент впервые звонит в компанию, заканчивая постгарантийным) и сроки их прохождения.

Б. Процесс взаимодействия работников: кто что делает и кто за что отвечает на каждом этапе сделки.

Благодаря этому документу будет четко видна роль каждого сотрудника внутри общего бизнес-процесса.

Чтобы составить регламент, для начала проведите опрос всех задействованных в процессе заключения сделки сотрудников и выясните:

– кто какие задачи выполняет;

– кто несет ответственность за каждый участок сделки;

– как сотрудники обмениваются информацией между собой;

– сколько времени проходит с первого звонка потенциального клиента до закрытия сделки,

– насколько задокументирован и систематизирован процесс работы.

В ходе такого опроса для вас, скорее всего, откроется много нового. В частности, вы наверняка удивитесь тому, насколько люди по-разному воспринимают происходящее и как очевидное для одних становится настоящим открытием для других.

А пример регламента прохождения сделки вы можете скачать в «Банке решений».

7. Разработать типовые письма и сценарии