Разработаем идеальное расписание

Нередко вы думаете: «Мне нужно больше времени для себя», а потом задаетесь вопросами: «Я работаю с 9 до 17, как мне повысить эффективность?», «Как оптимизировать домашние дела?» В подобных ситуациях все обычно заканчивается советами работать быстрее или делать несколько дел одновременно.

Конечно, эти методы важны, но время, которое можно сэкономить за счет ускорения и повышения эффективности, ограничено. Главный вопрос: зачем вообще нужно работать с 9 до 17?

Сколько часов подряд я могу сохранять сосредоточенность? Можно ли за три часа выполнить то, что обычно делаю семь часов? Нужно ли делать работу по дому? Может, я могу ее делегировать или воспользоваться более удобными бытовыми приборами? Если вы не ответите на эти вопросы, то никогда не найдете то, что вам действительно нужно.

Итак, прежде всего, пользуясь диаграммами, изобразите свое идеальное расписание. Вы также сможете увидеть то, чем действительно хотите заниматься, то есть вашу установку.

Идеальное расписание будней

Идеальное расписание выходных

Если получившееся расписание вас вдохновляет, попробуйте воплотить его в жизнь – создать график, который вызывает у вас такие же чувства и заставляет трудиться.

Главное – не начинать с попыток разобраться в текущей ситуации. Сначала нарисуйте идеальный график. В противном случае текущие дела будут тянуть вас вниз и вы не сможете достичь идеала. Этот процесс необходим для того, чтобы войти в режим и отдать приоритет тому, что вам нравится, а не тому, что, как вам кажется, вы должны делать.

Поскольку этот график идеальный, значит, вам не нужно работать с 9 утра до 17 вечера только потому, что в вашей компании так принято. Не нужно и скромничать, сокращая предполагаемый рабочий день на несколько часов: «Обычно я на службе с девяти до девяти, вот бы в идеале работать с 9 до 17». Лучше размышлять так: «Каждый день будет прекрасным, если я смогу достичь цели!» Неважно, сколько времени вы захотите работать, возможно, только три часа в день, с 7 до 10 утра. Вы можете быть настолько свободны, насколько хотите.

Но люди – рабы привычки, поэтому, даже создав идеальный график, они склонны придерживаться привычной рутины. Допустим, вы думаете: «Вот было бы здорово работать удаленно, не выходя из дома!» Но при этом все равно тратите час времени на дорогу, как само собой разумеющееся. Главное – осознанно избавиться от этой привычки.

Идеальное расписание – не то, что можно просто придумать и сразу же воплотить. Однако если вы не можете прямо с завтрашнего дня работать только три часа, то можете уже сегодня узнать, действительно ли есть такие люди, чья работа укладывается в такой срок, и если да, то как они этого добились. Составление идеального расписания – это способ постепенно изменить свое мышление с «такое невозможно» до «я смогу воплотить некоторые из своих идеалов уже завтра».

Составляя идеальное расписание, вы можете увидеть свои «хочу», а не «надо». Другими словами, в таком расписании прячутся зерна посева для вашего будущего. Как только вы их увидите, сможете изучить людей, которые идут по такому же пути, чтобы воплотить идеал в реальность.

На диаграмме выше показан идеальный график, который я составила в прошлом. Он помог мне понять, что я предпочитаю оставаться дома и работать в тишине, а не встречаться с людьми. Теперь я практически смогла воплотить его в жизнь.

Идеальное расписание на будни

Идеальное расписание на выходные

Изучаем, как использовать текущее время

После того как вы разработали идеальный график, необходимо точно определиться с тем, что происходит прямо сейчас. Суть примерно та же, но порядок действий другой: вместо схемы «понимание текущей ситуации → идеал» следует придерживаться схемы «идеал → понимание текущей ситуации». Следите за тем, чтобы не действовать в обратном направлении, иначе вы можете оказаться там, где вы должны что-то делать.

Способ заключается в следующем: сначала нужно составить идеальное расписание, а затем сравнить его с тем, как все происходит на самом деле. Для этого можно использовать программу управления расписанием, которой вы пользуетесь на работе, например Outlook, записывая не только свои планы, но и то, что вы сделали на самом деле.

С помощью приложений для управления расписанием включите все пункты на день с учетом других лиц, например:

10:00–11:00 – запланированная встреча

12:00–13:00 – обед (г-н А)

Кроме того, следуя диаграмме, можно узнать, сколько времени вы потратили и на что. Сделайте график более подробным:

9:00–9:15 – проверка почты

9:15–9:30 – телефонный звонок от г-на Б

9:30–10:00 – рассмотрение темы запланированной встречи

10:00–11:00 – запланированная встреча

Расписание запланированной встречи:

10:00–10:05 – подтверждение повестки

10:05–10:40 – текущее обсуждение

10:40–11:00 – определение темы следующей встречи

11:00–11:30 – составление протокола встречи

11:30–12:00 – подготовка сметы

12:00–13:00 – обед (г-н А)

13:00–13:30 – проверка почты

13:30–16:00 – подготовка материалов для совещания по планированию

Дочитав до этого места, вы, возможно, подумаете: «О нет! Какие хлопоты!»

Да, это действительно хлопотно. Но только в течение недели. Так что наберитесь терпения и попробуйте. Уверяю вас, оно того стоит. Я могу вам это доказать. Вы узнаете, сколько времени тратите на работу, а сколько – теряете непонятно на что. Уже через неделю вы сможете более точно оценивать затраты времени, поэтому обязательно попробуйте в течение недели измерять время работы с секундомером в руках и посмотрите, к чему это приведет.

Обычно мы просто занимаемся текущими делами, не обращая внимания, сколько времени тратим на них. Если вы добавите в свое расписание раздел «Фактическое время», то сможете проверить, идет ли работа в соответствии с планом или нет, а также проанализировать временные затраты и понять, насколько хорошим был план. Это поможет вам взглянуть на себя со стороны.

Некоторые могут спросить, почему нужно включать в расписание ту работу, которую фактически вы делаете самостоятельно. Однако не всегда ваше расписание зависит от других людей. Часто ли вы настолько полагаетесь на чье-то еще расписание, что забываете о своем?

Почему люди склонны не сдерживать данные себе обещания?

Потому что от этого пострадают только они сами.

Если вы будете мириться с собственными неудобствами, думая, что готовы сделать всё, лишь бы не побеспокоить других, то никогда не узнаете, чего хотите на самом деле. У вас не будет времени сосредоточиться на себе, и вы станете злиться на других. Беспокойство о других не поможет вам достичь собственной мечты. Относитесь ко времени для себя с таким же вниманием, как и к своим обязательствам перед другими людьми.

По этой причине в свое расписание нужно внести раздел «фактическое время», чтобы оценить, выполнили вы план или нет, а также проанализировать, насколько этот план был удачен.

Рекомендуемое приложение Toggl

Признаю, следить за каждым рабочим часом довольно хлопотно, поэтому я рекомендую приложение Toggl. С его помощью сразу видно, сколько времени вы тратите и на что. Перед началом работы достаточно ввести название проекта и название задачи. Нажимая кнопки «старт» и «стоп», вы измерите время работы. С помощью подобных инструментов можно ясно увидеть, сколько времени вы тратите на работу и на какие именно дела, а также повысить свою эффективность, чтобы научиться рано вставать, не урезая время на сон.

Используйте вертикальные ежедневники

Если на вашем рабочем месте не применяется приложение для управления временем, воспользуйтесь вертикальным дневником. Проведите пунктирную линию в середине недельного списка. Записывайте расписание слева, а фактически потраченное время – справа и проверяйте, насколько ваша работа соответствует расписанию. Вы также сможете визуализировать, как сильно вы выбиваетесь или опережаете график.