Не думайте, что вы работаете для себя, – прежде всего вы трудитесь ради общей цели компании. Поэтому отчетность необходима для обсуждения этапов работы. За результаты несет ответственность начальство. По этой же причине генеральный директор приносит публичные извинения, если сотрудник его компании допустил ошибку за ее пределами. Важно рассказывать друг другу, как продвигается дело. Школьные задания должны выполняться четко к сроку, но рабочие задачи подвижны. Они имеют свойство расти, сжиматься, исчезать, увеличиваться и трансформироваться. Давайте воспринимать отчеты как способ коммуникации и больше общаться.

В начале письма укажите главное

Просто взглянув на электронное письмо, можно понять, хорошо сотрудник выполняет свою работу или нет. Дело в том, что содержание качественного письма понятно с первого взгляда.

Люди, которые хорошо выполняют свою работу, по-настоящему ценят время. Только если вы сразу вникнете в суть дела, вы сможете оперативно принять решение, быстрыми темпами запустить производство и ускорить получение прибыли. Поэтому некогда говорить о бесполезных вещах. Ключевой момент в том, чтобы суть сообщения была понятна сразу. Я рекомендую описать ее в формате заголовка статьи. Подробности разместите ниже в качестве дополнительной информации. Даже если письмо получится длинным, его можно будет прокрутить и внимательно прочитать. Электронное письмо, которое ясно показывает направление вашего бизнеса – это прекрасно.

Пишите так, чтобы основные моменты были понятны даже при беглом чтении. Важное выделите красным цветом, жирным начертанием или подчеркните. Ваша цель – убедиться в том, чтобы адресат быстро понял, о чем идет речь. Активно используйте все функции, доступные вам при отправке электронного письма.

Однако цветов должно быть не больше двух. Количество ключевых слов или важных фраз стоит ограничить до пяти. Если сообщение будет переполнено разными начертаниями или цветами, получатель очень удивится, когда откроет письмо. Так однажды было со мной. Я быстро удалила сообщение, потому что подумала, что это спам или рассылка странной религиозной группы.

В конец письма поместите поздравление с предстоящими праздниками или сообщение о том, что вы ответили с запозданием из-за отпуска. Пишите основные положения в порядке важности. В теме письма укажите название компании и краткую суть вопроса.

Пожалуйста, не рассылайте одно и то же сообщение разным людям. Чем больше вы редактируете свой текст, тем более качественным он становится. Меняйте содержание соответствующим образом в зависимости от получателя. Опечаток быть не должно. Не допускайте ошибок в имени получателя и названии компании. Иногда в сообщениях, адресованных мне, я вижу «Хон» вместо «Хын», ко мне обращаются «Директор Чон Хон Су» или «Хон Бартон». С авторами этих писем я никогда не работала. Имя – это уникальное слово, обозначающее личность, поэтому всегда внимательно проверяйте его написание.

В чатах и мессенджерах используйте короткие простые предложения

Срочные текстовые сообщения отправляются по СМС, для продолжения обмена информацией люди используют мессенджеры. Чат существует для быстрого общения, поэтому лучше всего будет коротко сообщить о том, что вы хотите сказать.

Не отправляйте длинные сообщения, в которых нужно нажать кнопку «Читать далее». Адресат может просто закрыть переписку, увидев текст, читать который у него нет времени. В таком случае получить быстрый ответ не удастся. Отправляйте краткие сообщения, чтобы их можно было прочитать за раз. Длинные сообщения – это проявление собственного эгоизма. Если вам есть что сказать, позвоните или напишите по электронной почте. В онлайн-переписке отправляйте короткие сообщения, независимо от того, насколько это долгий разговор.

Как и в электронном письме, начните с основной мысли. Не используйте смайлики, эмодзи и др., чтобы выглядеть дружелюбно. Это рабочая переписка, в которой быть добрым не нужно. Пишите правильно, простыми предложениями, отправляйте сообщение только при условии, что содержание будет понятно всем получателям. Даже если вы близки с адресатом вне работы, придерживайтесь стандартного написания. Проверьте текст на опечатки. Человек, допустивший ошибку, может показаться невнимательным и торопливым: на исправление опечатки нужно всего несколько секунд, но вы все равно этого не сделали. Кроме того, это выглядит неуважением, особенно если вы плохо знакомы с получателем. Дважды или трижды проверьте, отражает ли сообщение ваш профессионализм, и только потом нажмите кнопку «Отправить».

Ненужные вступления лучше исключать. «Как ваши дела? Хочу сказать вам вот что…», «У меня есть вопрос, поэтому я вам пишу» – подобные фразы не имеют значения, просто сотрите их. Трудно оценить, сколько времени вам нужно уделить собеседнику, когда он пишет: «У меня есть вопрос, можно ли с вами поговорить?» В таких случаях я думаю, что это долгий телефонный разговор, поэтому отвечаю, что мне сейчас неудобно. Люди, которые хорошо выполняют свою работу, переходят сразу к сути.

«Это касается поручения исполнительного директора с совещания от 18-го числа. 1–3 номер. Нужно провести занятие в соответствие с этим содержанием. Когда после обеда вам будет удобно поговорить? Это займет всего 5 минут».

В таком случае, поскольку вопрос, который нужно обсудить, изложен в сообщении, можно быстро понять, о чем пойдет речь. Обычно в ответ на подобное сообщение я просто перезваниваю. Успешные люди предпочитают звонки, потому что они не занимают много времени.

Когда я читала лекции в Samsung Electronics, со мной контактировал сотрудник с отличными коммуникативными навыками.

«Директор Чон Хын Су, пришлите, пожалуйста, даты шести лекций в следующем месяце. Буду признателен, если Вы сделаете это до 25 числа».

Я сразу ответила. Позже я получила сообщение «Принято. Мы подтверждаем эти даты». Лаконично. Поздравительное сообщение тоже было лаконичным.

«Из всех мероприятий Samsung Electronics лекции преподавателя наиболее высоко оцениваются нашими сотрудниками. Большое спасибо. Счастливого праздника».

Мне приятно получать эти сообщения, потому что написано понятно и лаконично.

«Говорить по телефону сложно»

Число людей, испытывающих трудности с телефонными звонками, растет. Это связано с тем, что в последнее время у нас появилось так много разнообразных инструментов для общения с помощью текста. Если вы в числе этих людей, у меня есть утешительная новость. Мне тоже трудно говорить по телефону. Вы можете удивиться: «Но вы так хорошо говорите и даже учите этому?» Я не говорю по телефону, если могу этого избежать. Особенно, когда звонят с незнакомого номера. Но иногда я все-таки отвечаю.

В основном это звонки из страховых компаний, банков, кредитных организаций и больниц. В таких случаях я даже не говорю: «Алло». Если я молчу, человек на другом конце провода несколько раз повторяет «Алло», а затем, проверив, что звонок подключен, рассказывает о своих намерениях. Если это больница, то они звонят подтвердить запись,