И наоборот, если кто-то перебивает вас, поднимите ладонь, чтобы остановить его, и попросите немного подождать. Тогда вы сможете продолжить свой рассказ, не отвлекаясь. Если человек продолжает попытки заговорить с вами, скажите: «Пожалуйста, повторите это через минуту». Если возникают разногласия и одновременно говорят несколько человек, можно поднять обе руки, чтобы разрядить шумную обстановку. Молча поднять ладонь в сторону болтливых людей – значит попросить их успокоиться.

Зрительный контакт

На любом собрании очень важна подходящая для общения атмосфера. До того как проводить корпоративные занятия, я посещаю настоящие собрания и наблюдаю за встречами руководителей, членов подразделений или менеджеров групп с членами команды. Обычно на таких собраниях, независимо от отрасли компании, атмосфера давящая. Мало кто поддерживает зрительный контакт, все смотрят в свои ноутбуки, иногда переводят взгляд на говорящего, а после – снова в экран. Даже если выступающий сидит рядом, никто к нему не поворачивается. Куда вы смотрите во время собраний? Просто подумайте о выражениях лиц других людей.

Помните, что все в компании преследуют общую цель. На встречах смотрите присутствующим в глаза, улыбайтесь, если столкнетесь с кем-то взглядами. Думайте о том, как рады собраться этим коллективом. Большинство людей работают по отдельности, и, если это не корпоративный ужин, другого способа собраться вместе практически нет. В наши дни распространена работа на дому или со свободным графиком, поэтому часто собрания проводятся в удаленном формате. Вы можете стать ближе, если посмотрите друг другу в глаза. Внимательно прислушивайтесь к чужим словам.

Когда кто-то говорит, повернитесь в сторону этого человека так, чтобы смотреть прямо перед собой. Если сотрудники смотрят только в свои ноутбуки, выступающий может подумать, что им скучно. Нужно поддерживать зрительный контакт, кивать и внимательно слушать. Некоторые говорят, что смотреть в глаза невежливо, но давайте отбросим эту мысль. Доверие начинается со зрительного контакта. Слушайте человека и записывайте только тогда, когда есть что записать. Мы встречаемся не для того, чтобы писать или читать презентации. Встречи и собрания проводятся для того, чтобы поговорить.

Правильно распределите время

Очень важно, чтобы все участники встречи успели выразить свое мнение. Как и в случае дебатов в прямом эфире, каждому должно быть отведено равное количество времени. Такой регламент полезен еще и тем, что приучает выступающих быть краткими. Даже те, кто обычно мало говорит или только слушает, могут прийти с подготовленной речью. Это спровоцирует новые идеи и мнения. В результате все обменяются содержательной информацией, повысится качество встречи.

Если встреча удаленная, сделайте время выступлений еще короче. Дело в том, что концентрация внимания у человека перед монитором значительно ниже, чем при личной встрече. Слушать 10-ти минутную презентацию вживую интересно, но в онлайн-формате уже через 30 секунд становится скучно. Кроме того, параллельно люди могут заниматься другими делами. Недостаток онлайн-встреч заключается в том, что они не передают эмоции и атмосферу. В таких случаях я рекомендую говорить лаконично, делая акцент на ключевых моментах.

Можно развивать лидерские качества сотрудников, поочередно назначая их модераторами встречи. Обычно на собраниях председательствует руководитель, но когда его нет, лидерство должны проявлять подчиненные. Чтобы повысить эффективность работы, следует развивать коммуникативные навыки сотрудников даже на собраниях. Это взаимосвязано. Частые выступления станут полезным опытом для сотрудников.

Главное: как проводить продуктивные встречи

1. При разговоре используйте простые предложения.

2. Бесшумно поднимите руку, чтобы задать вопрос.

3. Поддерживайте зрительный контакт, уважайте собеседника.

4. Не перебивайте и не позволяйте перебивать вас.

Подсказка: как стать опытным в проведении встреч

1. Назначайте модератора.

2. Равномерно распределяйте время выступлений.

3. Выработайте привычку говорить простыми и емкими предложениями.

4. Повернитесь к выступающему всем корпусом, смотрите в глаза.

Коммуникация через отчеты, электронную почту, сообщения и звонки

Составляя отчеты, разделяйте мнения и факты

Отчетность, которая является неотъемлемой частью нашей социальной жизни, подразумевает информирование о результатах работы в устной или письменной форме. В основном это сообщения, электронные письма, телефонные звонки, презентации, документы или личные доклады. Своевременный краткий отчет повышает эффективность работы. Это касается не только начальства и подчиненных, отчетность важна и при сотрудничестве с бизнес-партнерами. Отчет – это разделение фактов и мнений, это четкое изложение фактов на основе «пяти почему» и представление мнения по итогам результатов.

Некоторым людям сложно формировать отчеты, но давайте подумаем об этом по-другому. Я отдала свой сломанный смартфон в ремонт. Было бы более профессионально для этой компании вместо «Сначала посмотрю и потому скажу» сказать следующее: «Тщательная проверка займет примерно 20 минут (факт). Через 20 минут я расскажу вам, в чем дело (мнение)». Вместо «Судя по всему, здесь много работы. Я думаю, это будет стоить 100 тысяч вон, делаем?» гораздо лучше сказать следующее: «Ремонт займет 15 минут (факт), стоить будет 100 тысяч вон (мнение)».

Цель отчетов – подготовиться к будущему. Начальство рисует общую картину на основании отчетов сотрудников. Зная точные факты, руководитель сможет максимально эффективно распределить сотрудников перед началом нового проекта. Для этого необходимо сообщать о ходе текущих работ и об их окончании. Другими словами, отчет должен включать с себя не только конечный результат, но и промежуточные. Отчет – это не «список дел на сегодня», скорее, это сегодняшняя стратегия выполнения рабочих задач.

Отчетность – это тоже общение

Распространенная ошибка новых сотрудников – отчитываться о проделанной работе только после ее завершения. Например, руководитель поручил за неделю подготовить презентацию на 10 минут. Через неделю новый сотрудник покажет сделанные материалы. Однако велика вероятность, что слайды придется переделывать. Для продуктивной работы необходимо регулярно показывать выполненные этапы. И всякий раз, когда возникают вопросы о том, сколько страниц сделать, какой шрифт использовать, нужны ли медиа-файлы и на чем лучше акцентировать внимание, это нужно согласовывать с начальством. Таким образом работать над задачей будет легче, а качество результата повысится.

Многие не решаются на промежуточное согласование из-за самоцензуры. Мы постоянно беспокоимся: могу ли я задать вопрос, не буду ли я выглядеть глупо, если уточню, не разозлится ли директор, не отвлеку ли я его от работы. Отчетность делается не лично для вас, это производственная необходимость. Чем больше вы докладываете о сделанном, тем больше вы видите, слушаете и узнаете.

Социальная жизнь – это беспрерывное обучение. Я повторюсь – руководители предпочитают сотрудников, которые хотят хорошо выполнять свою работу, они ожидают от своих подчиненных компетентности. Только тогда эффективность команды будет расти, а компания будет развиваться