Квадрант 3: срочные, но неважные дела, которые можно спокойно игнорировать.

Представьте: в выходной день вы отдыхаете дома, наслаждаясь расслабляющей музыкой или читая книгу. Но тут звонит ваш друг и приглашает на ужин. Несмотря на то что приглашение действует только на сегодняшний вечер, оно не имеет большого значения. Если не хотите идти, вы можете его не принимать. Предположим, вы все же решили пойти, но, выпив за столом лишнего, вдруг вспомнили, что у вас есть важная работа, выполнить которую уже не получится. Приглашение хотя и срочное, но не важное, а потому скорее мешает вашей нормальной жизни и работе. Таким образом, к делам в третьем квадранте не стоит относиться как к приоритетным.

Квадрант 4: несрочные и неважные дела, на которых не следует зацикливаться.

В этот квадрант попадают дела, которые вы можете сделать на свое усмотрение, если они полезны для вашей жизни. Поскольку они не срочные, на них необязательно тратить слишком много времени и энергии. К этому квадранту относится, например, просмотр социальных сетей, покупки, прослушивание музыки и т. д.

Питер Друкер, основатель современного менеджмента, однажды сказал: «Самые непродуктивные люди склонны тратить свою максимальную эффективность на бесполезные вещи». Почему многие зарываются с головой в работу, но в итоге так и не получают должного вознаграждения? Одна из важных причин в том, что они не умеют правильно расставлять приоритеты. Первый ключ к рациональному управлению временем – четкое определение целей и отбор важных задач, которые нужно сделать в первую очередь.

На самом деле, многие дела в жизни можно классифицировать по «правилу четырех квадрантов». Оно помогает нам расставить приоритеты, научиться эффективно выполнять все дела и ценить время.

Метод помидора: управление концентрацией

Знаете ли вы, какой метод управления временем является самым известным и простым в применении? Конечно, это «метод помидора». Его придумал предприниматель и консультант Франческо Чирилло. В школе он был лентяем и прокрастинатором, ничего не смыслящим в тайм-менеджменте. В университетские годы у него тоже плохо получалось сосредоточиться на учебе, он был рассеянным и не мог эффективно усваивать новые знания.

Тогда Чирилло решил проверить, получится ли у него хотя бы десять минут уделить учебе, ни на что не отвлекаясь. Время засек на кухонном таймере в виде помидора, который и дал название его методу. К сожалению, тот эксперимент не увенчался успехом, так как Франческо не продержался и нескольких минут. Однако этот провал мотивировал его, и, изучив материалы о природе человеческого внимания, он придумал этот простой и эффективный способ. Позже метод был опубликован в журнале Harvard Business Review и высоко оценен не только гарвардскими профессорами, но и студентами, которые стали применять его в жизни.

Итак, что же это за метод? Вам необходимо выбрать конкретную задачу, установить таймер на 25 минут, затем сосредоточиться на этой задаче, не отвлекаясь на посторонние дела. По истечении времени вы отдыхаете 5 минут и снова запускаете таймер на следующие 25 минут. После каждых четырех «помидоров», т. е. каждые два часа необходимо делать перерыв на 15 минут или дольше.

Весь процесс работы будет выглядеть следующим образом:

1. Подготовьте необходимые принадлежности

К ним относятся: ручка, два листа бумаги и таймер. На одном листе составьте «Перечень действий» – список задач, которые необходимо выполнить. Их можно разделить по приоритетам. Перечень используется в течение многих дней – новые задачи добавляются, а выполненные вычеркиваются. На другом листе на основе этого перечня составьте список дел на сегодня – то есть задач, которые необходимо выполнить в течение этого дня.

2. Определите свое «помидорное» время

Вы можете сами выбрать продолжительность «помидора» – времени для работы – и перерывов в зависимости от сложности и важности ваших задач, личных способностей к сосредоточению, а также множества других условий. «Помидор» может составлять как 25 минут, так и час. Перерывы тоже не строго закреплены: если увеличивается время для работы, увеличиваются и перерывы. Количество «помидоров», необходимых для выполнения всех задач на день, вы тоже определяете по ситуации.

3. Устраните отвлекающие факторы

Несмотря на то что работа будет длиться всего 25–60 минут, существует множество факторов, которые способны помешать вам сосредоточиться. Они делятся на внутренние и внешние. Внутренние – это когда к вам внезапно приходит какая-то мысль, например, позвонить другу или что-то купить. Чтобы не терять концентрацию, быстро запишите эту мысль в список дел и вернитесь к работе. Внешние факторы – это внезапно возникающие дела, которые нужно сделать немедленно. В таком случае вам придется сначала разобраться с ними, а затем вернуться к работе и начать «помидор» заново.

«Метод помидора» позволяет нам управлять своим временем и концентрироваться на важных задачах. Когда мы видим, как легко завершаем одно дело за другим, это дает нам мотивацию и повод гордиться собой. А также повод с огромным энтузиазмом относиться к учебе и повышать ее эффективность.

Конечно, для отсчета времени проще всего пользоваться не кухонным таймером, а мобильными приложениями, созданными на основе «метода помидора».

Диаграмма Ганта: управляйте временем так же, как проектами

Имя Генри Ганта, основателя американской школы научного менеджмента, знает каждый руководитель. Именно он разработал знаменитую диаграмму, помогающую организовывать и контролировать работу над проектами. Ее также называют столбчатой диаграммой, так как она отображает ход выполнения проекта в виде столбцов.

На диаграмме Ганта каждая задача имеет ожидаемое время выполнения, представленное в виде горизонтальной полосы, где начало находится слева, а завершение – справа. Полоса располагается в зависимости от того, в какой момент времени выполняется задача. За конкретное время вы можете выполнять как одну задачу, так и несколько одновременно. Для более важных дел можно использовать небольшой ромб в качестве маркера.

Диаграмма Ганта проста и удобна в использовании. На ней можно увидеть все задачи, время начала и окончания их выполнения и ожидаемый ход действий. Такая визуализация помогает руководителям следить за ходом проекта и понимать, что происходит на каждом его этапе. Сотрудникам также удобно видеть все свои задачи и сроки.

Основная функция диаграммы Ганта в том, чтобы определять:

1. Соответствие между запланированным объемом работ и запланированным временем.

2. Соответствие фактической и плановой дневной выработки.

3. Фактический суммарный объем работ за определенный период по сравнению с запланированным.

Диаграмма отражает временной график и дает полное представление о трех составляющих проекта – времени, стоимости и объеме.

Генри Ганта считают гением, потому что только гениальный ученый мог разработать такой простой и практичный инструмент управления временем. Гант родился в 1861 году в семье фермера в Мэриленде. Гражданская война разорила его семью. Тяготы