• Перевод платы за семинар

Этап 2. Раскрасьте их четырьмя цветами в соответствии с системой посева

8 апреля. Задачи на сегодня

• Утренняя проверка почты (зеленый)

• Ответ на запрос компании В (зеленый)

• Рассмотрение повестки дня планового совещания (синий)

• Посещение планового совещания (синий)

• Подготовка протокола планового совещания (синий)

• Создание предложения (синий)

• Обед с господином А (красный)

• Обеденная проверка почты (зеленый)

• Подготовка предложений для новых деловых партнеров (зеленый)

• Написание поста о хобби в блог (зеленый)

• Тренировка мышц пресса — 100 раз (зеленый)

• Перевод платы за семинар (черный)

На самом деле текст можно выделять по-разному (подчеркивать, или ставить цветные галочки, или обводить цветной ручкой и т. п.), главное, чтобы вам было понятно.

Этап 3. Рассортируйте посев на мелкие «семена» и выберите те дела, которые можете сделать сразу же

Подготовка предложений для новых деловых партнеров

• Изучить проблемы клиента

• Изучить клиентов клиента

• Продумать цели

• Составить приблизительный план

• Перечислить возражения и вопросы

• Подготовить ответы на них

• Подтвердить расписание события

• Подтвердить необходимый персонал

• Согласовать предварительный план с начальником

• Начать подготовку материалов

• Окончательная проверка материала → правки

• Отрепетировать презентацию

• Распечатать три цветные копии

1. Выписываем все задачи, которые пришли вам в голову

Прежде всего необходимо выписать все задачи, которые вы хотели бы выполнить сегодня, не рассуждая о том, что из этого вам хочется или что надо сделать. Цель в том, чтобы не тратить ценные ресурсы мозга на запоминание. Лист бумаги или блокнот станет внешним продолжением вашей памяти. В это время вы можете подумать так: «О, вот еще дело, пожалуй, займусь им завтра» или «Это лучше сделать на следующей неделе», но не останавливайте поток задач, записывайте буквально все, что приходит в голову. (О том, как управлять задачами на завтра и другие дни, я расскажу позже, в соответствующих разделах.)

Часто смутная ноша «не забыть» или «нужно сделать это» становится слишком тяжкой и заставляет нас откладывать дела. Так что надо записать все, чтобы избавиться от расплывчатых и неопределенных намерений.

Если вы задумаетесь о цветном кодировании уже на данном этапе, это остановит поток мыслей, поэтому цветные ручки пока можно отложить. Запишите задачи черной ручкой или карандашом.

Если у вас есть время на выписывание задач только во время дороги на работу, отправьте себе электронное письмо, используя приложение Captio. Не зацикливайтесь на том, чтобы сделать красивый перечень. Вне зависимости от количества и объема задач вам нужно всего лишь записать их все.

Ежедневные задачи часто можно разделить на пять категорий, так что если вам ничего не приходит в голову, то попробуйте начать с перечисления следующих пунктов:

• с кем вы хотите связаться,

• ваши текущие проекты,

• чем вы хотите заниматься в будущем,

• темы, которые нужно изучить,

• книги и материалы, которые вы должны изучить.

В «Блокноте утренней деятельности» изображена временная ось «4:00 — 9:00». Однако если вы будете использовать советы по раннему подъему, которые приведены в приложении, и научитесь рано вставать, то вам не придется записывать другие дела на утро (например, пробуждение, завтрак и т. п.), кроме собственно постановки задач. Попробуйте использовать не только «Блокнот утренней деятельности», но и любой вертикальный блокнот, где на развороте указаны задачи на неделю, а на вертикальной шкале обозначено время с интервалами от 30 минут до часа.

Я использую вертикальную часть моего «Блокнота утренней деятельности», игнорируя ось времени, и составляю список задач на день.

Если ничего не приходит на ум, попробуйте «утренние страницы» в качестве подготовительного упражнения

Если у вас не получается заниматься сортировкой задач по утрам, попробуйте в качестве подготовительного упражнения так называемые утренние страницы. Эту практику придумала Джулия Кэмерон и описала ее в книге «Путь художника». Она заключается в том, что рано утром вы должны заполнить три страницы любым текстом, который пришел вам на ум.

Можно писать все что угодно и как угодно. Пишите и представляйте, как выплескиваете все свои мысли на бумагу. Не надо быть формальным. Можете честно фиксировать: «Мне сегодня не о чем писать. Чем и как я смогу заполнить эти три страницы?» Пусть поток унесет вас, и вы продолжите писать.

Если вы выплеснете все свои мысли на утренних страницах, то сможете расписаться, а дальше уже естественным образом сформулировать «то, что я хочу сделать» и «то, что мне нужно сделать». Это поможет вам определиться, что сделать сегодня, что — на этой неделе, что необходимо выполнить в этом месяце, а что в будущем.

Другими словами, «утренние страницы» помогут вам раскрепостить свои мысли за счет открытого вопроса. А уже затем, распределяя задачи, вы сможете ответить на закрытые вопросы вроде «Что я хочу сделать?» или «Что буду делать на этой неделе?». Я советую этот метод, когда слишком тяжело заняться постановкой задач.

2. Раскрашиваем задачи четырьмя цветами в соответствии с системой посева

Напомню цветовую кодировку задач.

Несрочное и важное → 1) посев, красный.

Срочное и важное → 2) жатва, зеленый.

Срочное и неважное → 3) прополка, синий.

Несрочное и неважное → 4) заготовка, черный.

Цветовая кодировка визуально поможет вам определить приоритеты. Пока вы еще к ней не привыкли, запишите все задачи черными чернилами, затем подчеркните их, обведите или выделите маркерами разных цветов.

Даже если вы сомневаетесь, на данном этапе вы сможете наконец определить степень важности своих задач. Конечно, порой можно запутаться или принять неправильное решение. Но тем не менее благодаря цвету вам будет проще смотреть на задачи, чем если бы вы писали только черным.

Когда вы привыкнете к цветному кодированию, сможете увидеть, например, нужно ли отвечать на это письмо сразу или следует подождать и т. п. Вы будете быстрее судить о делах, и, как следствие, у вас появится больше свободного времени.

Примеры задач

Общие задачи посева для всех установок: инвестиции в поддержание физического и психического здоровья, медицина, физические упражнения, семья, любимый человек, друзья, наставники и т. д.

Задачи посева для установки на работу и работу: меры, которые принесут пользу для компании в будущем, которые увеличат ценность компании, например связанные с исследованиями и планированием (такие как разработка новых продуктов и исследование трендов компаний); инвестирование в улучшение репутации; приобретение навыков, необходимых для роста.

Задачи посева для установки на работу и частную жизнь: совершенствование навыков для хобби; эффективное выполнение рабочих задач; концентрация на своих увлечениях и на том, чем вы хотите заниматься.

Задачи посева для установки на работу и подработку: исследование того, что вы уже сделали; обзор будущего карьерного плана; варианты увеличения продуктивности, чтобы найти время